Fiducré beheert dossiers sneller en efficiënter dankzij het scanningsdepartement van Merak
24-05-2018 - in Merak
Sinds maart 2012 maakt incassobureau Fiducré, onderdeel van ING, gebruik van de scanningsdiensten van Merak.
Hun dossierbeheerders staan onder meer in voor het innen van schuldvorderingen zoals hypothecaire kredieten en consumentenkredieten.
Zo’n zes jaar geleden besloot het bedrijf om zijn fysiek archief grotendeels te vervangen door een digitaal archief.
Een keuze die Stefan Biesemans, Manager Operational Support bij Fiducré, zich nog geen seconde beklaagd heeft.
Elk nieuw document dat sindsdien bij ons binnenkomt, wordt binnen de 48 uur door Merak gescand en in onze beheerapplicatie geïntegreerd, vertelt Biesemans.
Dat biedt ons veel voordelen.
Zo hebben de dossierbeheerders met één muisklik toegang tot het volledige dossier.
Ontzettend efficiënt, want daardoor hoeven ze niet meer naar het archief om het juiste dossier te zoeken en achteraf opnieuw te klasseren.
We kunnen onze klanten ook meteen verder helpen als ze een bepaald document nodig hebben: de digitale versie zit dan meteen in hun mailbox.
Dankzij Merak is onze dienstverlening dus nog verder verbeterd.
Naar een volledig digitaal archief
Doordat Fiducré met gevoelige informatie werkt, was het incassobedrijf op zoek naar een betrouwbare partner.
Kwaliteit, accuraatheid, snelheid en beveiliging waren voor hen cruciaal.
“Voor ons is het van belang dat elk opgevraagd dossier binnen de 48 uur gescand is, zonder kwaliteitsverlies.
En dat een gescand document meteen in het juiste dossier terechtkomt.
Dagelijks haalt Merak zo’n 500 documenten op bij Fiducré, gaande van kredietdossiers tot lijsten met aangetekende zendingen.
Die worden gedigitaliseerd, maar sommige documenten worden eveneens gearchiveerd.
Biesemans: “Originele contracten moeten fysiek bewaard worden, want die moeten we kunnen voorleggen tijdens rechtszaken bijvoorbeeld.”
Ook daarvoor rekent Fiducré op de service van Merak.
We weten dat documenten in de allerbeste omstandigheden bewaard worden in het opslagcentrum van Merak en dat ze op het vlak van veiligheid aan alle strenge ISO-normen voldoen.
In de loop van 2019 wilde Fiducré alle dossiers volledig gedigitaliseerd hebben.
Biesemans: “We hadden nog een oud klassement met documenten van vóór 2012.
Die achterstand hebben we samen met Merak weggewerkt, zodat we zoveel mogelijk volledig digitaal konden werken.
Proactieve houding
Merak is voor Fiducré meer dan een leverancier.
Elke drie maanden organiseren beide partijen service meetings om samen de lopende zaken te bespreken. Biesemans: “Dat Merak met ons meedenkt, stel ik echt op prijs.
We hebben intussen een echte vertrouwensband opgebouwd en wanneer zij bepaalde opportuniteiten zien om ons archiefbeheer te verbeteren, dan bekijken we meteen samen de mogelijkheden.”
Onder impuls van de accountmanagers bij Merak worden documenten nu automatisch aan het juiste dossier gekoppeld, zonder menselijke tussenkomst.
“Door een simpele toevoeging die Merak ons aanreikte, verkleint de kans op fouten aanzienlijk”, besluit Biesemans.
Hulp nodig bij uw aanvraag?
Bereikbaar ma-vr 08u30 tot 17u00
