Een internationaal mediabedrijf getuigt

Sanoma Media Belgium bespaart ruimte en kosten dankzij Merak

Sanoma Media Belgium heeft na de verhuis naar een kleiner pand in Mechelen- Zuid een groot deel van het archief ondergebracht bij Merak. Daarnaast heeft Merak de hele workflow van facturen gedigitaliseerd. Facturen worden gescand, verrijkt en vervolgens met diverse parameters beschikbaar gesteld in de systemen van de financiële afdeling. Deze andere manier van archiveren is aanzienlijk kosteneffectiever en ruimtebesparend.

Sanoma Media Belgium maakt deel uit van de Sanoma Group. Dit internationale media- en educatiebedrijf is actief in meer dan twintig verschillende landen op verschillende mediakanalen, van geschreven pers tot digitale media. De uitgeverij stond in 2014 voor de verhuis van de vestigingen in Diegem, Berchem en Pulderbos naar een nieuw, maar kleiner kantoor in Mechelen-Zuid.

Het Nieuwe Werken

Door het ‘Nieuwe Werken’ te omarmen, kon de oppervlakte voor de meer dan vierhonderd medewerkers teruggebracht worden van 18.000 m² naar 12.000 m². Mensen werken meer thuis, er zijn meer ‘flexdesks’ en lockers om onder andere laptops en persoonlijke spullen in op te bergen. De verhuis naar Mechelen betekende eveneens dat er minder plaats zou zijn per werknemer om papieren dossiers en tijdschriften te stockeren. Iedere werknemer zou een halve meter opbergruimte krijgen in een van de gezamenlijke kasten op het kantoor. Dit bleek echter ruim onvoldoende, waardoor Sanoma op zoek moest naar een externe archivaris om het plaatsgebrek op te vangen.

Tevreden

Sanoma Media Belgium koos voor Merak als geprefereerde archivaris. Karen Van Steenberghe, Facility Manager bij Sanoma Media Belgium: “Merak had, zeer naar onze tevredenheid, voor onze verhuis al meer dan 8.000 dozen van ons gearchiveerd. We wilden daarom graag met hen verder. Merak bood iedere werknemer van ons de individuele keuze om zijn archief digitaal of fysiek te bewaren. De meeste werknemers kozen - verrassend genoeg - voor de fysieke archiefoplossing.”

Weg met papierberg

Indexeren en raadplegen gebeurt via de online tool Merak Inventory Online (MIO). Van Steenberghe: “Als je de documentenstroom wil digitaliseren, dan sta je voor de keuze om zelf fors te investeren in een scanner of het uit te besteden. Een professionele scanner kost al snel 35.000 euro. Die kosten bespaar je door dit proces uit te besteden. Daarnaast heeft Merak de expertise om ingescande documenten te verrijken. Op basis van Optical Character Recognition (OCR) maak je van een papieren document een tekstbestand. Door hier parameters aan te hangen, zijn ze eenvoudig vindbaar en doorzoekbaar. Dat heeft een enorme meerwaarde.”

Een belangrijk onderdeel van de samenwerking tussen Sanoma en Merak is het uitbesteden van de verwerking van binnenkomende facturen van leveranciers. Ignaas Merckx, Finance Manager bij Sanoma Media Belgium: “Onze financiële afdeling had te kampen met de grootste papierberg. En dat wilden we in het nieuwe kantoor aanpakken door de papieren toestroom op de financiële afdeling een halt toeroepen. Het gaat om ruim 36.000 facturen per jaar. Een nogal foutgevoelig proces, waarbij facturen soms ook iets te lang bleven liggen. Vervelend voor onze leveranciers en freelancers.”

Aanzienlijke besparing

Alle binnenkomende facturen komen rechtstreeks bij Merak toe. Het bedrijf opent de enveloppes, scant en digitaliseert vervolgens de facturen op de scanafdeling in Schelle. De factuur is daarna beschikbaar via de MIO-portal. Merak indexeert elke factuur en voorziet deze van een tiental parameters. Vervolgens importeert de financiële afdeling van Sanoma de factuur als XML-bestand in hun boekhoudsoftware. Binnen twee dagen ziet iedereen een binnengekomen factuur terug in de systemen. Dit handlingsproces betekent een aanzienlijke besparing voor Sanoma, zowel in kosten als ruimte.

Ondanks de omvang en de impact van de archiveringsprocessen op de organisatie, is Sanoma uiterst tevreden over de samenwerking met Merak. Merckx: “Merak heeft hier in een recordtempo van anderhalve week een volledige digitale workflow opgezet. Dat is knap als je bedenkt dat er op IT- en logistiek gebied heel wat moest gebeuren. Je komt namelijk altijd dingen tegen die je moet bijsturen. We hebben één aanspreekpunt bij Merak en als we bellen wordt het snel opgelost. Merak is zeer servicegericht en proactief. Tijdens periodieke meetings adviseerde Merak over mogelijke verbeteringen, zoals een uniforme omschrijving van de inhoud van de fysieke dozen. Nu draait het factureringsproces en dataverrijking optimaal. We hebben er geen omkijken meer naar.”