Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

"Partena professional: ondernemen met ondernemers, én met merak"

Al tachtig jaar begeleidt Partena Professional zo’n 65.000 bedrijven en 170.000 zelfstandigen met personeelsbeleid en ondernemerschap. Het bedrijf werd opgericht na de fusie van de sociale groepen Assubel en De Familie met HDP, en heeft als doel om nationaal een netwerk te hebben van meer dan dertig vestigingen. De transitie gebeurde vijf jaar geleden en er was een partner nodig om het archiefsysteem te moderniseren.

Voor de fusie in 2012 had elk bedrijf zijn eigen opslagruimte in Jette en Erembodegem, met elk eigen referentienormen en classificaties. Aan het einde van het huurcontract van de opslagruimte in Jette zou deze situatie niet meer volstaan. Jean-Michel Daneau, Procurement & Facilities Director bij Partena Professional: “Elke interne archiveringsdienst werkte op zijn manier waardoor we sterk afhankelijk waren van hun kennis. Dit kon problemen opleveren als bepaalde personen niet aanwezig waren. Ook moesten we werken met bestanden met identieke nummers, wat het risico op fouten verhoogde.”

Van toegewijde service in-house tot complete uitbesteding

Het was een optie om de archieven van Partena te centraliseren in een gemeenschappelijke opslagruimte, maar hier waren te veel beperkingen aan verbonden. “Wij hebben meerdere sites bezocht, maar zowel op het gebied van kosten als ruimte voldeden ze niet aan onze verwachtingen. Voor onze noden waren ze ofwel te groot ofwel te hoog. We kozen er daarom voor om de uitbesteding van onze archieven aan Merak over te laten. Zij bleken voor ons de beste partner op de markt te zijn”, vertelt Jean-Michel Daneau. Partena Professional werd verleid door de volledige aanpak van Merak. “Het indexeren en classificeren van archieven is een beroep op zich”, gaat Daneau verder. “Dankzij de professionals van Merak verminderden we zowel de stockage- als de personeelskosten om de bestanden te beheren. We konden ook de veiligheid verhogen voor zowel de toegang als de vertrouwelijkheid van de dossiers, als hun bewaring en bescherming tegen brand- en waterschade.”

Jean-Michel Daneau bevestigt het succes van de verhuis van Jette naar een opslagruimte van Merak. “Hun team nam het project van a tot z in handen, en dat op een heel vlotte manier. Deze verhuizing verliep zonder dat er maar één bestand verloren geraakte, ondanks het feit dat er zo’n tientallen ritten met archief en duizenden dossiers aan te pas kwamen.”

 

Een hechte samenwerking om te voldoen aan diverse regelgevingen

België heeft tal van controle-instanties: RSZ voor het sociaal secretariaat, FAMIFED voor kinderbijslag, RSVZ voor de sociale verzekering van de zelfstandigen… Elke instantie vereist verschillende opslagtermijnen en dus ook een belangrijk beheer. “Met Merak is het ook mogelijk om een automatische vernietigingsdatum voor de dossiers in te stellen, bijvoorbeeld voor de archieven die niet levenslang bewaard moeten worden. Door die automatische vernietiging winnen we plaats en is er minder manueel werk, en dus ook een minder hoge kost.”

Diezelfde instanties vragen ook regelmatig bewijsstukken voor de klantgegevens. Dit proces verloopt vandaag vlotter. “Met het systeem voor het beheer van fysieke archieven kunnen we elke week, of indien nodig regelmatiger, dossiers terugroepen en ze naar ons hoofdkantoor of de verschillende agentschappen sturen.”

Het laatste grote voordeel is dat het beheersysteem toegang geeft per autorisatieniveau. Dat garandeert niet alleen een vertrouwelijke behandeling en de veiligheid van elk dossier, maar ook de naleving van de GDPR-wet (General Data Protection Regulation). Na de verhuis van het magazijn in Jette, is nu het magazijn in Erembodegem aan de beurt. Eind dit jaar zal dat finaal zijn, waardoor het werk van de 1.500 medewerkers van Partena Professional in België nog meer geoptimaliseerd is.

Andere berichten

Meer berichten

Deel dit bericht

Merak Informatiemanagement Copyright 2019 Merak NL BV, alle rechten voorbehouden. Informeer naar onze voorwaarden.