Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Heeft u een vraag?
Vermoedelijk kan u het antwoord vinden tussen de veelgestelde vragen.

1. Archiefbewaring en -beheer

De absolute hoofdactiviteit van Merak is het bewaren en het beheren van archieven in al hun vormen. We laten dan ook geen kans onbenut om de bewaringscondities nog te verbeteren. Elke datadrager wordt hierbij behandeld volgens zijn specifieke kenmerken, de geldende internationale standaarden en uw eigen wensen.↵Voorbeelden? Uitgekiende verpakking (zoals de zuurarme en waterafstotende dozen of de gratis ter beschikking getelde paletboxen), beheersing van relatieve vochtigheid en temperatuur, luchtzuivering door filters, UV-arme verlichting, brandvoorkoming, brandbestrijding, roostervloeren, enz.

Neen. Wij menen dat u op korte termijn een einde moet kunnen stellen aan een overeenkomst als u niet tevreden zou zijn. Daarom zijn alle overeenkomsten die Merak voorstelt, ‘open end’-contracten. Voor onbepaalde duur dus, tenzij u dat zelf anders wenst. Er wordt een einde gesteld volgens overeengekomen opzegtermijnen. Die zijn voor u overigens aanzienlijk korter dan voor Merak! Het bewijs van ons vertrouwen in de constante tevredenheid van onze klanten.

Dat doet Merak permanent voor u, precies volgens uw wensen. Inclusief alle vernietigingen, opvragingen en nieuw in bewaring gegeven stukken.↵Meer nog: u kunt kiezen tussen een periodiek bijgewerkte inventaris of een permanente online-inventaris. In beide gevallen verloopt het opzoeken van archiefstukken in een oogwenk. Het gevolg van de intuïtieve Merak-software en de diverse zoekfuncties.

U hebt diverse mogelijkheden↵

  • In het archief. U komt naar het archiefcentrum en consulteert uw documenten in een van de leeskamers. Dat is bijvoorbeeld een elegante aanpak bij bedrijfsaudits.
  • Op uw bureau. Merak bezorgt de gewenste documenten op uw kantoor binnen de door u gekozen tijdspanne.
  • Per fax.
  • Via e-mail (na digitalisering)
  • Via internet (na digitalisering)

Neen, en alleszins voordeliger dan wanneer u zelf archiveert.↵Bij Merak betaalt u immers geen vaste kosten, maar slechts wat u verbruikt aan volume (aantal dozen in bewaring gegeven) en de diensten die u hiervoor vraagt.↵Archiefbewaring en –beheer zijn de hoofdactiviteit van Merak. Daarom gebeuren alle archiefhandelingen ook uiterst efficiënt. Daarvan geniet u mee, want zo kunnen we u een hoogstaande service leveren aan een lage prijs.

Ja. Confidentialiteit is zelfs ons stokpaardje. Dit is de weg die uw archieven volgen:↵

  • Uw archieven worden verpakt in anonieme dozen met een unieke barcode. Alleen hiermee kan een doos geïdentificeerd worden.
  • ↵Het transport naar het Merak-archief - tenzij u dat zelf verzorgt - gebeurt door Merak-personeel dat alleen hiervoor verantwoordelijk is.↵
  • Bij aankomst wordt de draad opgenomen door de archiefverantwoordelijke. De dozen worden door de computer over het magazijn verdeeld in functie van de beschikbare ruimte, de afmetingen en het gewicht van de dozen.
  • Op hun bestemming aangekomen, worden de dozen manueel in de archiefrekken geplaatst door het archiefpersoneel.
  • Uw anoniem archief bevindt zich zo verspreid tussen tienduizenden identieke dozen die uitsluitend kunnen geïdentificeerd worden met behulp van het Merak-inventaris systeem
  • Als dit niet volstaat, biedt Merak u als optie zelfs een gelijmde doosverzegeling met uniek controlenummer.

Ja. Verzekerd zijn:

↵(a)↵Een standaard vervangwaarde per archiefdoos voor archief dat totaal vernietigd zou worden door brand, blusschade of verlies;

 ↵(b)↵De kosten voor de herconditionering van de door onheil beschadigde archieven.;↵ 

↵(c)↵De wedersamenstellingskosten van uw archieven. Deze verzekeringsvoorwaarden worden bij MERAK automatisch opgenomen in de archiefovereenkomst.↵

Ja. Alle Merak-archiefcentra beschikken over meerdere leeskamers. Zij staan gratis tot uw beschikking en worden geselecteerd in functie van het te consulteren volume. U kunt er uiteraard ook fotokopieën maken.

Ja. De dozen worden dan in uw bijzijn verzegeld. De unieke zegelnummers worden ook vermeld op alle betrokken documenten: inventaris, afleveringsnota en eventueel bewijs van vernietiging. Verzegelingen kunnen op elk moment door u worden gecontroleerd: bij vertrek, ontvangst, vernietiging of ... wanneer u dit ook maar wenst.

Ja, uiteraard. Bovendien is dit attest bij Merak uitvoerig en vermeldt het het inventarisnummer én de omschrijving.↵

Ja. Geeft u bij het in bewaring geven van uw archieven aan wanneer deze vernietigd moeten worden? Dan zal Merak u op het gepaste moment waarschuwen dat die datum eraan komt en vragen om uw bevestiging van vernietiging. Eenmaal gebeurd, wordt u een attest afgeleverd met de details van de vernietigde documenten.

Ja. Wij maken graag een vergelijkende kostenberekening voor u. U vertelt wat uw archiveringsbehoeften zijn en wij berekenen in een duidelijk schema, uw budget voor dit jaar en de volgende jaren. Deze kostenberekening komt zonder verrassingen: u kent op voorhand precies de eenheidsprijzen van alle diensten die wij u (kunnen) leveren.

Ja. Merak beschikt over ruime capaciteit voor het organiseren van een archiefovername met inventariseren, verpakken en verhuizen. Bovendien hebben de Merak-archiefcentra meer dan voldoende ruimte om belangrijke volumes onmiddellijk en permanent op te slaan.

Permanent. 24 uur op 24, 7 dagen op 7 - feestdagen inclusief.↵Ook on line, indien u dat wenst.

Uitsluitend de personen die u daartoe machtigt. U kunt uiteraard die volmacht beperken tot die archieven waartoe hij/zij toegang mag hebben.
Maar er is meer: met het waterdichte Merak-scansysteem weet u ook exact wie welk document op welke plaats en op welk tijdstip geconsulteerd of opgevraagd heeft! Deze informatie is ook nuttig voor de kostenbeheersing van uw archieven door een kostensplitsing over de afdelingen van uw bedrijf.↵

Ja. Wij bezorgen u graag de nodige referenties. Die worden zo gekozen dat ze overeenkomen met uw archiveringsbehoeften.↵

2. Back-up bewaring

Merak heeft waterdichte systemen met diverse dubbelchecks om de rotatie van uw back-ups stipt volgens planning uit te voeren. ↵

Het transport van en naar de klant gebeurt door de eigen Merak-koerierdienst. Al onze wagens staan permanent in verbinding met de centrale dispatching. Die kent op elk ogenblik de plaats van elk voertuig, kan de reisweg ervan aanpassen en de afgelegde route reconstrueren.
Om condens te vermijden, brengt Merak de magnetische dragers langzaam van de opslagcondities naar kamertemperatuur. Hiertoe werd de laadruimte van de koerierwagens geïsoleerd en uitgerust met een ‘slimme’ temperatuurregelaar. Zo zijn de magnetische dragers gebruiksklaar wanneer ze bij de klant aankomen - ook bij extreme weersomstandigheden.↵

De snelheid voor niet-routine uitwisselingen van magnetische dragers, wordt in overleg met de klant bepaald bij het sluiten van de overeenkomst. De tijdsduur, uitgedrukt in uren tussen aanvraag en aflevering, wordt dus contractueel gewaarborgd.

Elke handeling wordt meermaals automatisch en/of manueel op verschillende wijzen gecontroleerd. Met de unieke barcodes voor elke back-up en elke ontvanger, controleert de computer na aflevering volautomatisch dat de juiste magnetische dragers aan de juiste persoon werden afgeleverd.

De kwaliteit en de betrouwbaarheid van de Merak-dienstverlening zijn gebaseerd op de ISO 9001-procedures en op diverse andere normen. Enkele voorbeelden? Het Merak-computersysteem wordt gezekerd door simultaan registrerende servers, er worden datalijnen van meerdere telefoonmaatschappijen gebruikt en netstroomonderbrekingen worden opgevangen door een eigen noodstroomaggregaat. Alle uitwisselingen van dragers worden uitgevoerd door de eigen koerierdienst, die uitgebreide zekerheidsmaatregelen in acht neemt.↵

Alle magnetische dragers worden verpakt in transportkoffers, die in uw bijzijn worden verzegeld. Zij kunnen niet geopend worden zonder de zegels te verbreken. Elke zegel heeft een uniek nummer dat wordt vermeld op de inventaris en op de opdrachtdocumenten.

Absoluut. In België komt onweer met blikseminslag vrij frequent voor. Uw magnetische dragers die bij Merak opgeslagen liggen, zijn hiertegen afgeschermd. Toch gaan wij nog een stap verder door ze meteen ook te beschermen tegen de e-bom. Dat is een explosief dat een sterke elektromagnetische puls genereert, die elke elektromagnetische drager vernietigt. De bom kan met eenvoudige middelen en aan een minieme kostprijs gefabriceerd worden, bv. door terroristen die een economie willen ontwrichten.

De meeste Merak-klanten geven er de voorkeur aan dat hun naam discreet behandeld wordt. In individuele gevallen echter benaderen wij voor u die klanten, die een vergelijkbare dienstverlening genieten, om hen te vragen hun Merak-ervaringen met u te delen.

Neen. Het uitgekiende routineschema wordt schriftelijk vastgelegd bij het opmaken van uw overeenkomst met Merak. Vanaf dan verlopen alle bewegingen volledig automatisch, zonder enige kopzorgen. Bovendien kunt u het schema altijd aanpassen.

Elke Merak-klant beschikt over een volledige inventaris met de rapportering van alle bewegingen van al zijn magnetische dragers. U kunt die inventaris ook online raadplegen indien u dat wenst.

Ja. Ze zijn beschermd tegen indiscreties, toegang, diefstal, brand, hoge temperaturen, vochtigheid, water, magnetische invloeden, neerstortende vliegtuigen, blikseminslag en elektromagnetische pulsen.↵Hebt u specifieke vragen? Neem dan contact met ons op.

3. Demagnetiseren

Door magnetische dragers te demagnetiseren, herschikt u de polariteit van de metalen deeltjes. Die zorgen ervoor dat u de gegevens kunt opslaan. Een magneet trekt de deeltjes afwisselend in een andere richting aan. Zo legt de computer de enen en nullen vast - de binaire tegenhangers van uw gegevens.

↵Als u de drager (tape of harde schijf) in een sterk magnetisch veld brengt, worden de metaaldeeltjes in willekeurige richtingen verspreid. Hierdoor verdwijnen alle gegevens die u opgeslagen had – definitief. De tape of schijf is dan klaar voor hergebruik.

↵Eenvoudig in theorie, maar de praktijk is complexer. Want u moet rekening houden met een waaier van formaten en densiteiten (schrijfdichtheid van een drager). Die parameters vereisen specifieke machines om al uw tapes en schijven correct te demagnetiseren.↵

De belangrijkste reden waarom u uw tapes en schijven moet demagnetiseren: ultieme veiligheid. Demagnetisering biedt dé bescherming voor bedrijven en instanties tegen diefstal van hun gegevens. Bovendien moet u de dragers dan niet fysiek vernietigen. U kunt ze hergebruiken of milieuvriendelijk recycleren.↵Een correct uitgevoerde demagnetisering verwijdert alle gegevens voorgoed. Audio-, video- en datasignalen: ze zijn nooit meer terug te vinden. Zowel op harde schijven, diskettes, tapes en andere magnetische dragers.

Is uw bedrijf toe aan nieuwe servers, laptops, desktops of back-up tapes? Vergeet dan niet om het oude materiaal te demagnetiseren. Alleen zo bent u er zeker van dat geregistreerde gegevens nooit in verkeerde handen vallen.

Een harde schijf die u aan diggelen slaat of een tape die u verknipt in honderdduizend stukjes: een modale computergebruiker kan er niets meer mee doen. Maar het is onvoorstelbaar wat specialisten kunnen reconstrueren. Met eindeloos geduld en na veel knip- en plakwerk herstellen ze uw gegegevens op de beschadigde dragers.↵Demagnetisering biedt een waterdichte oplossing: de drager blijft intact, maar de gegegevens zijn onherstelbaar verloren. Niemand vindt ze terug, zelfs niet met de meest geavanceerde apparaten. Weg is weg.

Wilt u zeker zijn? Geef ons dan een seintje: wij komen uw dragers ter plaatse demagnetiseren. Het duurt amper een minuut per schijf of tape.

De laatste productiestap van een magnetische drager is … de demagnetisering. De metalen deeltjes op de drager - die later uw magnetische informatie zullen vasthouden - worden met een sterke magneet in een willekeurige volgorde gelegd. Hierdoor verdwijnt elk mogelijk signaal. De drager is maagdelijk en klaar voor gebruik.↵Uw oude schijven en tapes staan barstensvol gegevens. Misschien zijn die al een paar keer overgeschreven. Soms blijven er ongewild stukjes oude gegevens achter. Dat vertraagt de verwerkingstijd van de computer. Door uw tapes en schijven regelmatig te demagnetiseren, verdwijnen alle spooksignalen. Uw dragers worden teruggebracht in hun originele toestand. U begint weer met een schone lei.

Magnetische media houden de gegegevens vast door oxidedeeltjes of metalen deeltjes. Schrijft u een bestand weg, dan lijnt de computer die deeltjes in series of lijnen uit.↵Overschrijft u het bestand? Dan veranderen alleen de deeltjes die de nieuwe signalen vormen, van richting. De andere lijnen blijven onveranderd. Zo ontstaan soms minder goede beelden en herschrijffouten in de nieuwe data. Demagnetisering haalt die oude, overgebleven lijnen volledig weg. Zo verdwijnt meteen de kans op herschrijffouten.

Helaas niet. Producenten rusten sommige dragers uit met header information. Die informatie verdwijnt uiteraard ook tijdens een demagnetisering. Daardoor zijn ze niet herbruikbaar. Dat is het geval voor alle harde schijven en sommige tape cartridges.↵Bent u niet zeker of de drager herbruikbaar blijft na een demagnetisering? Vraag het ons dan - vrijblijvend. Wij geven u graag bijkomende informatie over de mogelijkheden om uw magnetische dragers in topconditie te houden.

4. Digitaliseren

Elk document wordt in uw DMS gekenmerkt door een barcode.
Deze barcode bepaalt per documenttype de juiste elektronische catalogering.↵Merak scant bv. de gehandtekende documenten en levert u een CD met als index uw barcode.
Uw ruwe data worden vervolgens door uzelf of door de Merak-medewerker ingeladen in uw systeem en op de juiste plaats gelinkt in uw databank.

Deze service kan gebeuren via een vast uitwisselingsschema. Elke dag komt onze Merak koerier bij u langs. U geeft de te scannen documenten mee. Reeds de volgende dag zijn ze vanop uw PC raadpleegbaar in uw vertrouwde databank.

Merak werkt samen met u uw project van A tot Z uit. Aan de hand van een doorgronde analyse van uw type documenten en gewenste indexering, wordt er een gepersonaliseerde demo CD/webpagina uitgewerkt.↵Deze demo wordt verder uitgewerkt naar uw behoeften.↵Na goedkeuring van deze demo, staat onze operationele projectverantwoordelijke klaar voor al uw bijkomende vragen.↵In overleg met u wordt per project een planning opgesteld.

Samen met de Merak-adviseur bepaalt u de vereiste indexeringsgraad en archiveringswijze van↵de elektronische kopieën en originelen.↵Geavanceerde Merak-software indexeert elk document volgens uw specificaties: op vaste velden (bv. datum of klant), barcode of op integrale tekst (OCR).↵Indien u in een Databank (Excel, Access) over metadata beschikt, kunnen deze met de Merak software gekoppeld worden aan de hand van één unieke sleutel. Dit bespaart u veel manueel werk. Het voordeel is dat al uw bestaande inventarisgegevens niet verdwijnen, maar mee ter beschikking worden gesteld op de door u gewenste drager.

Een elektronisch archief is maar zo goed als de eenvoud van zijn consultatie. Met de Meraksoftware vindt u meteen het gewenste document, klaar om af te drukken of te e-mailen.
Merak Archive Online is de performante internetoplossing. Hiermee deelt u zelfs documenten tussen vestigingen of met leveranciers. Het elektronische archief berust bij de beveiligde Merak-webservers, en kunnen zo via het internet geconsulteerd worden. Zonder enige extra investering van uw bedrijf in servers, back-upprocedures of software-installatie!↵Merk op dat Merak enkel een veilige optie aanbiedt. Kiezen voor een veilige en niet-veilge optie omwille van een voor u interessanter prijskaartje, zou niet slim zijn, omdat we dan – in tegenstelling tot wat anderen soms beweren - geen veiligheid meer kunnen garanderen.

Indien hosting niet gewenst is, worden de scans u per CD-Rom/DVD opgeleverd met, indien gewenst, een back-up in de elektronische bunker.

Documenten kunnen tevens ter beschikking gesteld worden op een ftp-server.
Ook hosting van uw digitale kopieën op onze streng beveiligde server is mogelijk.

Bij Merak betaalt u uitsluitend de variabele kosten van de ‘elektronische ruimte’ die u werkelijk benut en het aantal effectieve scans. In uw standaardabonnement van Merak Archive Online zitten steeds een aantal gebruikers vervat. U heeft dus een all-in prijs, zonder toeslagen voor benutte bandbreedte of aantal downloads. Uiteraard kunt u op elk moment overstappen naar indexering-, consultatie of bewaarformule.↵

Merak is zich ten volle bewust van de industriële waarde van uw documenten en investeerde↵daarom in alle benodigde infrastructuur om het totale digitaliseringsproces onder eigen dak af te↵werken. Dat is meteen Meraks garantie voor kwaliteitsbeheersing en respect voor de↵vertrouwelijkheid van uw documenten.↵Alle Merak-diensten dragen het ISO 9001-certificaat.↵De Merak-webservers zijn >99% uptime met meervoudige ‘mirroring’.↵In de Merak archiefcentra worden uw fysieke documenten onder optimale omstandigheden↵bewaard. De e-bunker biedt optionele bewaring van de back-ups. Extreem beveiligd met een biometrische beveiliging en bestand tegen de elektromagnetische bom, bliksem- en vliegtuiginslag.

Met Merak hebt u één partner die alles in huis heeft voor het volledige proces van elektronische archivering. Inscannen, indexeren, consulteren, integreren met uw document management systeem.↵Maar ook de papieren originelen vinden een veilig onderkomen in de geconditioneerde Merakarchiefruimtes of ze worden vernietigd.

De elektronische data krijgen een plaats op de ontdubbelde Merak-servers, of worden u per CD-Rom/ DVD opgeleverd met, indien gewenst, een back-up in de elektronische bunker.

De voordelen van het inscannen en elektronisch bewaren van documenten:

  • kleiner door de duizendvoudige volumereductie;↵
  • sneller door razendsnel vinden op bv. datum, nummer of klant;↵
  • voordeliger door eenmalige scanning die jarenlange fysieke opslag vermijdt;↵
  • veiliger door het gebruik van een token (Digipass) op de Merak website en door de kopie die Merak in haar e-bunker kan bewaren;↵
  • efficiënter want Merak beschikt over haar eigen scancentrum waardoor de documenten een veilige en efficiënte route en behandeling volgen. Dit geeft ons ook de flexibiliteit om uw projecten naar uw wensen/op uw maat uit te werken.↵

Documenten die bijna vragen om elektronische archivering zijn:

  • Onhandig (bouwplannen)
  • Waardevol (aktes)
  • Actief of gehandtekend (contracten, facturen, leveringsbons)
  • Gedeeld (lay-outontwerpen).

De industriële Merak-scanners kunnen elk papierformaat aan tot A0-breedte (plannen) - ook recto-verso, in kleur of op kalkpapier.
Standaard worden uw documenten op 200 dpi gescand, maar voor plannen kan u bv. kiezen om een resolutie van 400 dpi te bekomen.

↵Ook verouderde of zelfs door water beschadigde documenten komen in aanmerking voor scanning.
Door de hoge kwaliteit van onze scanapparatuur is het resultaat van de digitale beelden vaak verbluffend.

Alle Merak-procedures zijn ISO 9001-gecertifieerd.

↵Merak is dan ook uw partner voor elektronische archivering:

  • Ophaling van te scannen documenten
  • Digitalisering van elk papierformaat
  • Inventarisering van de doos en de doosinhoud
  • Indexering op vaste velden of integrale tekstherkenning
  • Consultatie met Merak Online software of op CD-Rom/DVD
  • Integratie met document management systeem of ERP
  • Bewaring en back-ups van elektronische archieven
  • Vernietiging of bewaring van originelen

Onze archiefspecialisten bekijken samen met u welke optie voor u de meest efficiënte is, waarbij ze u graag helpen bij uw kosten-baten analyse!

5. Safe Cloud

24 uur per dag, 7 dagen per week

Indeling en toegang kunnen volledig door de klant bepaald worden.

Door het gebruik van een persoonlijke pincode en bijhorende digipass.

Van elk document wordt een hash berekend op het ogenblik dat een document aan het archief wordt toegevoegd. Eens geregistreerd kan een bestand niet meer gewijzigd worden.

Documenten worden bewaard in geëncrypteerde vorm. Alle consultaties worden geregistreerd in een logfile.

Verwijdering gebeurt door Merak op aanvraag van de klant of zijn volmachtdrager.

Alle log-ins en downloads worden geregistreerd in statistieken. Statistieken worden op eenvoudige manier beschikbaar gemaakt.

Nul Eurocent – de rekening wordt gemaakt volgens het gebruikte aantal GB.

Op basis van vooraf gedefinieerde indexen (keywords) of op basis van inhoud van de documenten (dmv tekstherkenning).↵

6. Klimaatkamer

Voor Merak is de bewaring van uw archieven op om het even welke drager legio. Met laboratoriumarchief wordt specifiek verwezen naar alle archief i.v.m. labo-onderzoek zoals bijvoorbeeld laboreferentiemateriaal. ULT-archief is de afkorting van Ultralage Temperatuur archief. In dit archief worden alle materialen bewaard bij zeer lage temperaturen, zelfs tot -90°C. Beide diensten beantwoorden aan de OESO voorschriften voor Good laboratory Practice. ↵

Het invriezen van materialen gebeurt door het gebruik van ULtralage Temperatuur (ULT-) vriesinstallaties.

Merak kent beide voorschriften en haar systemen en procedures beantwoorden ruimschoots aan zowel federale regelgeving als de OESO voorschriften voor Good Laboratory Practice.

Alle verpakkingen worden uitsluitend geïdentificeerd aan de hand van een barcode tenzij de klant dit anders wenst. Ook Merak-verzegelingen zijn beschikbaar. Een doorgedreven werkverdeling zorgt verder voor het toepassen van strikte procedures en een absolute confidentialiteit.

De fulltime beschikbaarheid van speciaal opgeleid veiligheidspersoneel en frequente audits zorgen voor een perfecte naleving.

Brandpreventie en -bestrijding gebeuren aan de hand van automatische systemen aangepast aan de verschillende dienstverleningen van Merak.

Elke betrokken Merak-site is uitgerust met noodstroomgeneratoren die voldoende krachtig zijn om stroom te leveren bij noodgevallen en stroompannes.

Brandpreventie en -bestrijding gebeuren aan de hand van automatische systemen aangepast aan de verschillende dienstverleningen van Merak.

Als stelregel voert Merak geen enkele dienst uit waarvan niet op voorhand bewezen is dat hij perfect uitgevoerd kan worden en dat de nodige vergunningen voorhanden zijn. Merak voldoet zowel aan de nationale betrokken regelgeving als aan de internationale voorschriften van het OESO voor Good Laboratory Practice.

Dit kan 24/7 - de snelheid bepaalt u zelf in overleg met Merak bij het begin van de overeenkomst. U bepaalt zelf het tempo waarop u materialen toevoegt of verwijdert.

Neen, u hoeft zelf geen enkele investering te doen en u betaalt slechts voor het volume van het opgeslagen archief zolang u dat wenst.

Heeft u toch nog vragen?

Contact
Merak Informatiemanagement Copyright 2017 Merak NL BV, alle rechten voorbehouden. Informeer naar onze voorwaarden.