Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Bewaartermijnen personeel

Bewaartermijnen personeel

De in dit overzicht genoemde bewaartermijnen staan los van de diverse verjaringstermijnen in het BW. Dit betekent dat men zelf moet beoordelen welke stukken worden bewaard om bijvoorbeeld in geschillen de bewijspositie te versterken.

Naast de algemene administratieplichten zoals voornoemd gelden er specifieke bewaarplichten voor de personeelsadministratie. Van belang is met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’). De AVG kent echter enkel open normen wat bewaartermijnen betreft. Het is dus aan nationale wetgeving om dit in te vullen; in andere gevallen worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Het Vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens (‘Wbp’) kan, ondanks dat deze vervallen is, echter wel als referentie dienen ter bepaling van een bewaartermijn.

Documenten Bewaartermijn   Vorm Ingangsdatum van de bewaartermijn Wet

Min

Max

Personeelsadministratie

2 jaar na beëindiging (zie 1)

Vanaf datum einde dienstverband

art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp

Salarisadministratie

2 jaar na beëindiging (zie 1)

Vanaf datum einde dienstverband

art. 8 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp

Arbeidsovereenkomsten

2 jaar na beëindiging (zie 1)

Vanaf datum einde dienstverband

art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp

Loonbelastingverklaringen

5 jaar (zie 2)

Origineel (“de door de inspecteur uitgereikte of toegezonden loonbelastingverklaring”)

Na einde dienstverband

art. 12.1 lid 5 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011

Kopie identiteitsbewijs werknemers

5 jaar (zie 2)

Na einde dienstverband

art. 7.5 lid 4 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011

Gegevens sollicitanten

Op elk daartoe strekkend verzoek, 4 weken zonder instemming en 1 jaar met instemming sollicitant

Vanaf datum beëindiging sollicitatieprocedure

art. 5 lid 6 Vrijstellingsbesluit Wbp

Registratie van arbeids- en rusttijden

52 weken

Vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben

art. 3.2.1 Arbeidstijdenbesluit

Arbeidsgezondsheidskundig onderzoek gevaarlijke stoffen

40 jaar

In passende vorm

Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen

art. 4.10c lid 4 Arbeidsomstandighedenbesluit

Arbeidsgezondsheidskundig onderzoek biologische agentia

10 jaar

40 jaar (zie 3)

In passende vorm

Vanaf datum laatste blootstelling

art. 4.90 lid 3 en art. 4.91 lid 9 Arbeidsomstandighedenbesluit

Lijst van werknemers die met werkzaamheden die gevaar opleveren voor de veiligheid en de gezondheid belast zijn

40 jaar

In passende vorm

Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen

art. 4.15 jo art. 4.10c lid 4 Arbeidsomstandighedenbesluit

Lijst van werknemers die worden blootgesteld aan asbeststof

40 jaar

In passende vorm

Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen

art. 4.53 jo art. 4.10c lid 4 Arbeidsomstandighedenbesluit

Register van werknemers die arbeid met biologische agentia van categorie 3 en 4 verrichten

10 jaar

Kopie

Vanaf datum laatste blootstelling

art. 4.90 lid 3 Arbeidsomstandighedenbesluit

Metingen van mechanische trillingen

10 jaar

In passende vorm

Vanaf datum meting

art. 6.11b Arbeidsomstandighedenbesluit (toelichting)

Internetmonitoring/e‑mails /computersysteem van personeel

6 maanden (zie 1)

Vanaf datum waarop de gegevens zijn verkregen

art. 33 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp

Bewaartermijn registratiebladen en afdrukken (vervoer)

1 jaar

in chronologische volgorde en in leesbare vorm

Nadat de bladen en afdrukken zijn gebruikt

art. 11 lid 2 sub a voor de bemanningen van motorrijtuigen in het internationale vervoer over de weg (AETR)

Bewaartermijn controleboekjes (vervoer)

12 maanden

Na de laatste aantekening

art. 12 lid 2 sub b (AETR)

(1) De gegevens mogen alleen langer bewaard worden in geval dit noodzakelijk is ter voldoening van de wettelijke bewaarplicht.

(2) NB: op basis van de algemene administratieplichten dienen deze documenten minstens 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin het document zijn actuele waarde heeft verloren bewaard te worden.

(3) In geval een werknemer is blootgesteld of mogelijk is blootgesteld aan een biologisch agens dat infecties tot gevolg kan hebben die:
a. naar bekend is hardnekkig of latent kunnen zijn;
b. op basis van de huidige stand van de techniek naar verwachting eerst jaren later kunnen worden onderkend;
c. een lange incubatietijd hebben;
d. ondanks behandeling steeds weer terugkeren, of;
e. ernstige complicaties op lange termijn hebben.

Algemeen / Disclaimer
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag op welke wijze dan ook worden geopenbaard of verveelvoudigd of gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Merak Nederland B.V.

Aan de samenstelling en nauwkeurigheid van het schema is alle mogelijke zorg besteed in samenwerking met AKD N.V. De lijst is laatstelijk gewijzigd op 16 november 2018 en is gebaseerd op de toen geldende wetgeving. Merak Nederland B.V. kan niet voor enige schade ontstaan door fouten, weglatingen of wetswijzigingen aansprakelijk worden gesteld. Bij onduidelijkheid over de juistheid of de volledigheid van dit schema dient u contact op te nemen met Merak Nederland B.V. (telefoonnr. (+31) (0) 75-631 11 39.

Merak Nederland B.V. wil u attenderen op het gegeven dat de in het schema genoemde bewaartermijnen los staan van de wettelijke verjaringstermijnen. Een verjaringstermijn kan oplopen tot 20 jaar. Het is derhalve raadzaam om stukken die ter afwering van aansprakelijkheid van belang kunnen zijn, langer te bewaren dan de wettelijke verplichte minimum bewaartermijnen zoals in deze lijst vermeld. In dit document worden alleen de bewaarplichten besproken. De maximale bewaarmogelijkheden zijn buiten beschouwing gelaten.
Merak Informatiemanagement Copyright 2019 Merak NL BV, alle rechten voorbehouden. Informeer naar onze voorwaarden.