Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Bewaartermijnen administratie

Bewaartermijnen administratie

De in dit overzicht genoemde bewaartermijnen staan los van de diverse verjaringstermijnen in het BW. Dit betekent dat men zelf moet beoordelen welke stukken worden bewaard om bijvoorbeeld in geschillen de bewijspositie te versterken.

Elk bedrijf is verplicht om een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren. Deze plicht vindt haar grondslag in:
- art. 2:10 en art. 3:15i BW,
- art. 52 Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen (‘AWR’) en
- art. 1:32 Algemene Douanewet (‘AD’).
De bewaartermijn bedraagt 7 jaar. Deze termijn start wanneer een document geen actuele waarde meer heeft.

Tot de administratie behoren alle documenten waaruit de vermogenstoestand en de rechten en verplichtingen van een onderneming jegens andere ondernemingen, de fiscus, de douane en de overheid afgeleid kunnen worden. In het onderstaande schema worden een aantal voorbeelden van dergelijke documenten genoemd.

De jaarrekening en de winst- en verliesrekening moeten in originele staat bewaard worden. De overige administratie kan elektronisch bewaard worden, mits de gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en deze binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Er zijn uitzonderingen op de algemene bewaarplicht. Een voorbeeld hiervan betreft de onroerend goed administratie. Deze documenten dienen ten minste 9 jaar bewaard te worden.

Ontbinding van de rechtspersoon
Art. 2:24 BW bepaalt dat in geval van een ontbinding van een rechtspersoon de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de ontbonden rechtspersoon gedurende zeven jaren nadat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan bewaard moeten worden. Hierbij wordt niet gekeken naar hoe lang de documenten al bewaard werden op het moment van ontbinding, bijvoorbeeld een document wordt al 3 jaar bewaard en zou na ontbinding nog 4 jaar bewaard dienen te worden. Neen, de totale termijn van 7 jaar voor al het genoemde start pas na het moment dat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan.

Faillissement
In een faillissement blijft de algemene bewaarplicht ex art. 2:10 en 3:15i BW van kracht. Bij de rechtspersonen blijft het bestuur verplicht om de bewaarplicht in acht te nemen.

Ingangsdatum van de (fiscale) bewaartermijn
De fiscale bewaartermijn van 7 jaar start na het einde van het boekjaar waarin het document haar actuele waarde heeft verloren. Een document verliest haar actuele waarde, wanneer het document niet meer van belang is voor de organisatie en geen deel meer uitmaakt van de (jaar)administratie. In de meeste gevallen verliest een document haar actuele waarde aan het einde van het boekjaar waar het document betrekking op heeft. Een overeenkomst echter, verliest haar actuele waarde wanneer de overeenkomst is beëindigd, zodat de bewaartermijn van 7 jaar start na het boekjaar waarin die overeenkomst is beëindigd.

Vorm
Over het algemeen kunnen de op een gegevensdrager aangebrachte gegevens op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt. In onderstaand schema hebben wij slechts afwijkingen daarvan opgenomen.

Voorbeelden van documenten die tot de administratie behoren

Documenten Bewaringstermijn Vorm Ingangsdatum van de bewarings-termijn Wet

Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.

7 jaar

Origineel

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 2:394 lid 6 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Jaarverslag

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Winst- en verliesrekening

7 jaar

Origineel

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Tussentijds gemaakte controleberekeningen

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Grootboek

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD

Debiteurenadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD

Crediteurenadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD

Inkoopadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD

Verkoopadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD

Financiële aantekeningen, zoals in- en verkoopboek

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Facturen

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 31 lid 6 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting

Voorraadadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Loonadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Subsidie-administratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR en art. 4:69 lid 2 Awb

Kasadministratie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Kassabonnen

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Bankafschriften

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Dividendnota’s

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Agenda’s en afsprakenboeken

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Correspondentie

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Databestanden

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Contracten, overeenkomsten en andere afspraken

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Polissen

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Vergunningen

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Specificaties van aangiften

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Registers van overbrengingen naar andere EU-landen

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Verklaringen (landbouwverklaring, inkoopverklaring e.d.)

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR

Documenten betreffende waterschapsbelasting

7 jaar

Na verlies actuele waarde

art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR en art. 6.14 lid 2 Waterschapsbesluit

Administratie betreffende onroerende zaken

9 jaar

Vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de onderneming het goed is gaan bezigen

art. 34a Wet op de Omzetbelasting

Geschriften voor aanvraag lidmaatschap coöperatie (zie (1))

10 jaar

Origineel

Vanaf datum aanvraag

art. 2:61 sub b BW

(1) Deze bewaarplicht geldt niet in geval het lidmaatschap van een lid blijkt uit een door hen ondertekende, gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie (art. 2:61 sub c BW).

Algemeen / Disclaimer
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag op welke wijze dan ook worden geopenbaard of verveelvoudigd of gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Merak Nederland B.V.

Aan de samenstelling en nauwkeurigheid van het schema is alle mogelijke zorg besteed in samenwerking met AKD N.V. De lijst is laatstelijk gewijzigd op 16 november 2018 en is gebaseerd op de toen geldende wetgeving. Merak Nederland B.V. kan niet voor enige schade ontstaan door fouten, weglatingen of wetswijzigingen aansprakelijk worden gesteld. Bij onduidelijkheid over de juistheid of de volledigheid van dit schema dient u contact op te nemen met Merak Nederland B.V. (telefoonnr. (+31) (0) 75-631 11 39.

Merak Nederland B.V. wil u attenderen op het gegeven dat de in het schema genoemde bewaartermijnen los staan van de wettelijke verjaringstermijnen. Een verjaringstermijn kan oplopen tot 20 jaar. Het is derhalve raadzaam om stukken die ter afwering van aansprakelijkheid van belang kunnen zijn, langer te bewaren dan de wettelijke verplichte minimum bewaartermijnen zoals in deze lijst vermeld. In dit document worden alleen de bewaarplichten besproken. De maximale bewaarmogelijkheden zijn buiten beschouwing gelaten.
Merak Informatiemanagement Copyright 2019 Merak NL BV, alle rechten voorbehouden. Informeer naar onze voorwaarden.