“Fiducré beheert dossiers sneller en efficiënter dankzij het scanningsdepartement van Merak“
Sinds maart 2012 maakt incassobureau Fiducré, onderdeel van ING, gebruik van de scanningsdiensten van Merak. Hun dossierbeheerders staan onder meer in voor het innen van schuldvorderingen zoals hypothecaire kredieten en consumentenkredieten. Zo’n zes jaar geleden besloot het bedrijf om zijn fysieke archief grotendeels te vervangen door een digitaal archief. Een keuze die Stefan Biesemans, Manager Operational Support bij Fiducré, zich nog geen seconde heeft beklaagd.
“Elk nieuw document dat sinds dan bij ons binnenkomt, wordt binnen de 48 uur door Merak gescand en in onze beheerapplicatie geïntegreerd”, vertelt Biesemans. “Dat biedt ons veel voordelen. Zo hebben de dossierbeheerders met één muisklik toegang tot het volledige dossier. Ontzettend efficiënt, want daardoor hoeven ze niet meer naar het archief om het juiste dossier te zoeken en achteraf opnieuw te klasseren. We kunnen onze klanten ook meteen verder helpen als ze een bepaald document nodig hebben: de digitale versie zit dan meteen in hun mailbox. Dankzij Merak is onze dienstverlening dus nog verder geoptimaliseerd.”
Naar een volledig digitaal archief
Aangezien Fiducré met gevoelige informatie werkt, was het incassobedrijf op zoek naar een betrouwbare partner. Kwaliteit, accuraatheid, snelheid en beveiliging waren hierbij cruciaal. “Voor ons is het van belang dat elk opgevraagd dossier binnen de 48 uur is gescand, zonder kwaliteitsverlies. En we verlangden ook dat een gescand document meteen in het juiste dossier terechtkwam.
Dagelijks haalt Merak zo’n 500 documenten op bij Fiducré, gaande van kredietdossiers tot lijsten met aangetekende zendingen. Die worden gedigitaliseerd, maar bepaalde documenten worden eveneens gearchiveerd. Biesemans: “Originele contracten moeten fysiek bewaard worden, aangezien we die moeten kunnen voorleggen tijdens bijvoorbeeld rechtszaken.” Ook daarvoor rekent Fiducré op de service van Merak. “We weten dat documenten in de allerbeste omstandigheden bewaard worden in het opslagcentrum van Merak en dat ze op het gebied van veiligheid aan alle strenge ISO-normen voldoen.”
In de loop van 2019 wil Fiducré alle dossiers volledig gedigitaliseerd hebben. Biesemans: “We hebben nog een oud klassement met documenten van vóór 2012. Die achterstand zijn we samen met Merak aan het wegwerken, zodat we zoveel mogelijk volledig digitaal kunnen werken.”
