Merak scant uw boeken en papieren documenten en maakt ze elektronisch beschikbaar

Het nieuwe werken, digitaal werken en het paperless office: het zijn ontwikkelingen die vragen om digitalisering van dossiers en documenten. De steeds groter wordende hoeveelheid papier zorgt er namelijk voor dat uw overheadkosten toenemen, dat u kwetsbaarder bent voor diefstal of schade en dat uw klantendienst veel tijd verliest aan het zoeken naar de juiste dossiers. Daarnaast speelt u binnen uw bedrijf veel fysieke ruimte kwijt aan opgeslagen papier. Al dit soort zaken zijn eenvoudig te vermijden door digitalisering van uw archief.

Door uw papieren documenten te scannen kan u overal en altijd bij uw documenten, waar ze zich ook bevinden. Bovendien is digitaal scannen zeer aantrekkelijk wanneer men weet dat zeventig procent van de bedrijven binnen drie weken in de problemen raakt als al het papier verloren gaat, bijvoorbeeld door een brand. Door uw documenten te digitaliseren zijn ze niet alleen veilig in geval van brand, maar ook bij diefstal. Merak biedt u een oplossing.

Merak scant boeken, documenten en dossiers

Met de scanningservice van Merak scant u uw volledige papieren archief eenvoudig in.
U stelt uw gegevens vervolgens digitaal beschikbaar aan iedereen die ze nodig heeft. Software installeren is niet nodig en uw gescande documenten en dossiers komen bij Merak op een beveiligde server te staan.

Gebruiksvriendelijk, doorzoekbaar en veilig. Doordat elke zoekopdracht in de logs wordt bewaard, bent u steeds op de hoogte van wie welke documenten opvraagt, en wanneer.

Hoe wij werken

Na een opstartvergadering waarin we al uw behoeften en noden nagaan, sturen wij u de nodige Merak-dozen toe. Mocht u dat wensen, dan komen wij ook graag helpen om uw papieren archief in de dozen te plaatsen. Een Merak-koerier registreert de dozen die hij meeneemt, en vervoert ze naar de Merak-scanservice. Daar krijgen alle dozen de ‘IN’-status en worden de documenten voorbereid op digitalising. Alle nietjes, post-its en paperclips worden verwijderd en, indien gewenst, na het scannen teruggeplaatst. Vervolgens worden de documenten gescand en geïndexeerd, en gaan ze door onze kwaliteitscontrole. Na goedkeuring leveren we de digitale documenten op via uw drager naar keuze.

Wat te doen met de originele bestanden?

Er zijn drie mogelijkheden:

U bewaart het originele papieren archief in uw bedrijf.
U bewaart de originele papieren bestanden bij Merak. We archiveren ze op een professionele manier, anoniem en onder strenge voorwaarden (link naar AB onder het woord archiveren).
Uw gedigitaliseerde documenten worden vernietigd, mits de bewaartermijn hiervan overschreden is. (link naar de bewaartermijnen algemeen onder het woord bewaartermijn).