Gigantische gegevensstroom
9 miljoen Gouden en Witte gidsen met 140.000 adverteerders, 42.000 grafische ontwerpen (internet + papier) en 27.000 (papieren) buitenkolom-advertenties? Dat moet wel Promedia zijn. Een gevestigde waarde in de wereld van de communicatie waar 700 medewerkers garant staan voor correcte en volledige informatie. Zij genereren een gigantische stroom van elektronisch verwerkte en opgeslagen gegevens. Het hoeft geen betoog dat Promedia alleen maar genoegen neemt met waterdichte back-upprocedures inclusief off-site data storage. Dhr. Olivier Jourand, IT system operator, gunt ons een blik achter de schermen en praat over de samenwerking met externe archivaris Merak.

Waarom koos Promedia voor off-site data storage?
Olivier Jourand: “Back-ups horen niet thuis in het gebouw waar de originelen draaien. Daarom werden die van onze Antwerpse hoofdzetel tot eind 2003 in eigen beheer bewaard in een elders gelegen opslagruimte met kluis. Een Promedia-chauffeur stond in voor het transport van de uit te wisselen gegevensdragers. Toen de man met pensioen ging, keken we uit naar een externe oplossing voor off-site data storage. Zodat we niet langer zelf in de bres moesten springen bij ziekte of vakantie van de chauffeur. Of de back-up noodgedwongen zelfs eenmalig uitstelden als hij onverwacht een dag afwezig was.” Meteen de ideale omstandigheden voor de tweede wet van Murphy, die stelt dat een fout altijd op het meest onaangename moment gebeurt ...  

 
Zijn de back-upprocedures gestandaardiseerd?
“Inderdaad, ondanks het feit dat onze ICT-infrastructuur bijzonder complex is met Sun-, AS400- en tientallen Windows-servers. Dat verklaart meteen ook de grote diversiteit van de back-ups: besturingssystemen, data, gebruikersprofielen, Tivoli-backups voor SAP, specifieke pc-installaties, software, enz.
En toch willen we in staat zijn om bij een calamiteit maximaal 1 werkdag aan gegevens te verliezen. Een uitgekiend systeem van wekelijkse

 
Hoe verloopt de uitwisseling?
“Elke voormiddag biedt de Merak-koerier zich spontaan aan om één of meer nieuwe transportkoffers op te halen en andere terug te brengen. Van hieruit gaat het richting Vilvoorde voor opslag in de Merak e-bunker. Onze rondleiding daar was enigszins bevreemdend: twee diep stuit je op een enorme ‘blikken doos’: de glanzende aluminium buitenkant van een kluis die zelfs tegen een elektromagnetische bom bestand is ...
Stel nu dat een van onze systemen het laat afweten. Dan volstaat een mail, telefoontje of fax naar de Merak dispatching om de back-up binnen 2 uur weer in handen te hebben. De beveiligingsprocedure met terugbellen of -mailen ter bevestiging sluit kwaad opzet uit. We kregen van Merak ook de keuze om een pakket sneldiensten forfaitair op te nemen in het contract – wat wij niet deden. Want als het systeemherstel niet kritisch is - en dat is haast altijd het geval - wachten we gewoon tot de koerier ’s anderdaags de back-up meebrengt.”

 
Hoe kwam u bij Merak terecht?
“Toen we onze zoektocht naar een externe leverancier startten, raadde onze aankoopdienst Merak aan. Andere afdelingen vertrouwden er al papieren archieven aan toe en beschreven de geleverde diensten als ‘zeer professioneel’. Van de aangeschreven bedrijven reageerde Merak ook het snelst. Mooi, want er was een grote tijdsdruk: binnen de 2 maanden moest het hele systeem feilloos draaien. Inclusief offerte, nauwkeurige SLA-beschrijving (Service Level Agreement) en uitdokteren van de complexe uitwisselingsprocedures! Met Merak stonden we zelfs twee weken eerder paraat. Kort en efficiënt op de bal spelen, dat typeert Merak.”

 
Slaapt u op uw twee oren?
“Ja. Als ik vergelijk met vroeger, worden onze back-ups nu niet alleen extern bewaard, maar ook bijzonder veilig. Verder is er het gemak van de uitwisselingsprocedures waarbij de koerier precies weet welke gegevensdragers hij moet ophalen of afzetten. En uiteraard is er het pluspunt van de beschikbaarheid, de klok rond.
Stel dat ooit de hel losbreekt, dan kunnen wij onmiddellijk naar onze back-uplocatie met identieke hardware-configuratie trekken, terwijl Merak op hetzelfde moment al met de back-ups onderweg is. Ten slotte is ook de administratie nu gemakkelijker, met een inventaris die altijd up-to-date is. Optioneel zouden we die zelfs via het internet in real time kunnen raadplegen. Ik zou Merak samenvatten als ‘betrouwbaar, gemakkelijk en veilig’. Het enige wat nog beter zou kunnen, zijn de prestatiestaten die ... té gedetailleerd zijn.”